業務１８

「役所は紙文化」とよく揶揄されていますが、少しづつペーパーレス対応も進んできています。

積極的に紙使用を廃止するまでには到達していないものの、「わざわざ紙で用意する必要がない」ものは、前例にこだわらずどんどん廃止しています。

私の担当する統計調査も、かつてはメールでのデータ送付とは別に、紙媒体でも、調査票と回答要領を送付していました。

今はデータ送付しか行っていません。

メールを送る場合は、たいてい各都道府県の担当者と、担当課の代表メールアドレスに送付します。

全国に一斉送付する場合だと、一度に１００以上の宛先に送付することになります。

パソコンが途中でフリーズしたりしないか、結構ヒヤヒヤものです。

全ての宛先に無事メールが届いたことは、これまで一度もありません。

とりわけ代表メールアドレスが満杯になっており、エラーメッセージが返ってくるケースが非常に多いです。

体感だと１５％くらいでしょうか。

代表メールアドレスは、国や他自治体からのメールのほか、市民からの問合せも届きます。

「メールボックスがパンクしていて受信できませんでした」は、行政機関相手ならともかく、市民に対する弁解にはなり得ないと思います。

（こういうトラブルを誘発するため、あえて嫌がらせ目的でメールボムを仕掛けてくる市民も時折いますが……）

代表アドレスの容量はきちんと管理する。

これも出向元に持ち帰るべき教訓です。